本当に働き方改革するための3つのポイント

賢い働き方

こんにちは。社会人にとってここ数年よく耳にする言葉の一つに「働き方改革」があります。実際に多くの会社で長時間労働の軽減や多様なワークスタイルへの対応のためさまざまな制度やしくみが導入されているようです。しかし、まだまだ実感を伴う果実を得られているとは言いがたく、浸透度は不十分と感じられる方が多いのではないでしょうか。今回は、働き方改革について、私が勤める会社での事例も紹介しながら、真に働き方を改革するために必要な考え方について述べたいと思います。

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働き方改革の事例を紹介

私の会社でも「ワークスタイル変革」と銘打ち、ここ数年の間にさまざまな制度が導入されました。その一例を紹介します。

  • フレックスタイム制:従業員が日々の始業・終業時刻を自身で決定して働く事ができる制度
  • テレワーク:自宅など、オフィスに出勤せずに働くこと
  • ワーケーション:長期休暇中、休暇先で勤務時間を設定し業務すること

これらは働き方改革の代表的な制度であり、導入されている企業もかなり増えてきているかと思います。しかし、重要なのは実際にこれらの制度を活用して社員が自由な働き方を実現できているかどうかです。その観点では、私の勤務先もまだまだ不十分と言わざるを得ません。私個人は、会社の中でもかなりこれらの制度を活用している方だと思いますが、周りの同僚にもインタビューをしてみたところ、

毎日やらなきゃいけない作業があるから、休みもなかなか取れないよ。

在宅勤務したいけど、仕事で相談したいときにできないのが嫌。

朝一や夕方に会議があるから、フレックスもあまり使えない。

とせっかくの制度を上手く活用できず、不満を抱えている人も多そうでした。

働き方改革を実現するために重要なこと

お気づきの通り、企業がいくら新しい制度やルールを導入してもそれだけで社員の働き方改革が実現されることはありません。本当に働き方改革を実現するためには、これらの制度やルールが十分に整えられていることを前提に、個人が自身の仕事のしかたを見つめなおし、意識的に変えていくことが不可欠となります。では具体的にどのように変えていかなければならないのかをここから説明していきます。

仕事のしかたを見つめなおすポイントは人・時間・場所の制約

見直しポイント①人の制約

人の制約とは、会社内で特定の人間でないと行えない業務上のプロセスのことを指します。例えば特定の人しか行えない作業や、特定の人だけが権限を持つ承認プロセス、ほかにも常に特定の人が司会や準備を務めるミーティングなどがあります。必ずしも特定の一人でないにしても、決まった人間がいないと業務が止まってしまうような性質のものはすべてこれに当てはまります。

人の制約がある業務には、会社として意図してそのようなプロセスを定めているケースと、単に属人化してしまっているケースが存在します。個人としてはまず、後者のケースで自分自身に属人化している業務がないかを確認しましょう。次に、自分自身がかかわる業務プロセスで、特定の誰かに属人化してしまっている業務がないかを確認しましょう。その人がいないと仕事が進められない、という状況を意識して削減することで、一歩、働き方の自由度を向上させることにつなげられるはずです。

見直しポイント②時間の制約

時間の制約とは、特定の時間でないと行えない業務上のプロセスのことを指します。毎週決まった時間のミーティング、朝〇時までに前日のデータを集計してメールで報告、夕方□時にシステムの稼働状況を確認などの業務がこれに当てはまります。

時間の制約がある業務も同様に、業務の目的を達成するために特定の時間でなければならないケースと、単にその時間に固定化されているケースが存在します。これについてはまず、自身の業務の中で時間の制約を受けている業務を洗い出し、業務の目的は何か、そして本当にその時間に行わなければ業務の目的を達成できないかを考えてみましょう。注意すべきは後続プロセスです。時間に制約のある業務は、ほとんどの場合後続プロセスが存在しますので、後続プロセスへの影響有無を考えることが重要です。

例えば毎日〇時までに××を報告するという業務は、実は後続プロセスがなく、過去の慣習から自然と定められていたものだった、というパターンもあり得るかもしれません。このような本来不要な時間の制約が定められている自身の業務を見つけた際には、積極的に制約をなくすよう改善していきましょう。

見直しポイント③場所の制約

これもお分かりの通り、特定の場所でしか行えないような業務上のプロセスのことを指します。関係者が対面で集まるミーティングや、特定端末でしかアクセスできないシステム、特定の場所にしかないモノを使用する業務などが該当します。

場所の制約がある業務についても、その場所で行うことに意味や価値があるケースと、そうでないケースが存在します。現場でのオペレーション業務などはもちろんその場所で行わなければ意味がないものがほとんどですが、逆にオフィスワーカーにとっては、その場所でなくても業務上の目的は達成されるケースは少なくないのではないでしょうか。基本的にはPCを使って行う業務は、場所の制約は不要なはずです。誰かに相談するにしても、同じ場所にいる必要はありません。自身の業務の中で、本来必要ないにもかかわらず場所の制約を受けてしまっている業務がないかを見直してみましょう。

最後に

真に働き方改革を実現するためには、個人が自分自身の業務を見つめなおすこと、そしてそのための重要な3つの切り口、人・時間・場所の制約という話をしてきました。私自身もまだまだ完璧には程遠いですが、自分の業務から、これらの制約を少しずつなくしていく努力をすることで出勤時間を自由にコントロールできたり、ほぼ毎週在宅勤務の日を取り入れることができるようになってきました。また、残業時間も減らすことができています。

余談ではありますが、上記3つの制約を受ける業務プロセスの例として、すべてにミーティングが挙げられていたことに気づいたでしょうか?

そう、ミーティングは、人・時間・場所のすべての制約を受けます。にもかかわらず、ミーティングをしている時間に付加価値が生まれることはほとんどありません。私の上司も何かとすぐに関係部への情報共有などのためにミーティングを設定するように指示をしてきますが、そのたびに、

メールで報告するのじゃダメですか?

情報共有のためだけにそれだけの人を集める必要があるでしょうか?

と何度も対立してきました。粘り強く伝え続けてきたことで、最近はようやく私の考え方にも理解を示してくれるようになりました。

真の働き方改革を実現するためには、もう社会や環境の変化を待っているだけではいけません。個人が変革に挑むことこそが、皆さん自身の働き方改革のカギを握ることになるでしょう。

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